Come usare la posta elettronica

Da diversi anni mi occupo di internet e comunicazione, ho imparato che spesso capita di considerare scontate – e quindi di sottintendere – alcune informazioni. Molte volte si tratta di minuzie, oppure delle basi, cioè ciò che consideriamo ormai rodato perché entrato nelle consuetudini dell’utilizzo del computer.
Tralasciare una parte considerandola acquisita senza verificare che in effetti lo sia è uno sbaglio; vale sempre la pena di fare una domanda in più, anche rischiando di vedere l’interlocutore più o meno così:

 Dopo aver osservato lo sguardo di chi vi dirà “Ma certo che so usare questa cosa!” oppure “Sì, figurati se non so come fare quest’altra cosa!”, con discrezione accertatevi del fatto che sappia davvero di cosa si sta parlando e che non abbia reagito così solo per partito preso.

Non potete immaginare la mia faccia la prima volta che mi è stato chiesto di fare un corso sul corretto utilizzo delle email in azienda [se proprio volete farvi un’idea, però era all’incirca così – e ora la smetto con le gif]; ho chiesto al cliente cosa intendesse e ho cercato di capire quale fosse l’annoso problema da risolvere nell’utilizzo della casella di posta elettronica. Beh, non scherzava.
Mi sento di condividere i punti principali che tratto nei miei corsi nelle aziende, perché credo possano essere utili non solo a impiegati di grandi realtà, ma anche a piccoli professionisti e a chiunque si sia trovato, almeno una volta nella vita, a mandare o ricevere email.

I campi

In qualsiasi servizio di posta elettronica troverete tre campi: A, Cc, Ccn.
Pronti per una grande rivelazione? …Non sono la stessa cosa.
Il campo A  è il destinatario della mail, la persona a cui volete inviare il messaggio che avete appena scritto; colui a cui il messaggio si riferisce principalmente.
Pensateci bene, potete scegliere. Non possono essere 10 persone, nemmeno 5; diciamo al massimo 3.
Cc indica “copia conoscenza”; gli indirizzi in questo campo devono essere di persone interessate alla comunicazione, ma che non riteniamo i primi destinatari della mail. Il campo Cc è visibile da tutti quelli che riceveranno la comunicazione, questo significa che – così come per gli indirizzi presenti nella sezione A – sarà possibile per tutti i partecipanti alla conversazione vedere (e quindi eventualmente utilizzare in seguito) l’indirizzo mail dei contatti lì inseriti.
Proprio per evitare che tutti vedano gli indirizzi di tutti, o che tutti sappiano a chi altro abbiamo inviato la stessa mail, esiste il campo Ccn [copia conoscenza nascosta]. La mail arriverà normalmente ai destinatari inseriti in questa sezione, ma nessuno vedrà i loro contatti di posta elettronica.

I destinatari

Prima di cliccare su Invia, chiedetevi: “Questa mail interessa davvero a tutti quelli a cui la sto mandando? Si tratta di una comunicazione necessaria? Ognuno degli indirizzi inseriti darà un apporto alla comunicazione?”
Spesso vengono introdotti troppi contatti, coinvolgendo così un numero eccessivo di persone che probabilmente si sentiranno in dovere di dire la loro, anche solo per segnalare di aver letto la mail, intasando così di comunicazioni inutili le caselle di tutti. Siamo sempre di corsa, abbiamo tutti molto da fare, credete davvero che sia necessario che ognuno partecipi a qualunque comunicazione?
[SPOILER: la risposta è NO.]

Oggetto, questo sconosciuto

L’oggetto della mail è importante, ci permette di classificarla e di cercarla con semplicità tra una miriade di posta in arrivo, quindi sceglietelo con cura. Non deve essere troppo lungo e sarebbe bene contenesse il punto centrale del quale tratterà il corpo del messaggio.
Già, perché un’altra cosa fondamentale da dire è: il solo oggetto non basta. Se devi comunicarmi una cosa così breve da essere contenuta nelle poche parole dell’oggetto di una mail, dimmelo a voce; se non puoi mandami un sms, oppure lasciami un post it, o twittami; insomma, non farmi arrivare una notifica di un’email nella posta in arrivo per dirmi “ci vediamo tra 15 min alla macchinetta del caffè” o cose simili.
[Perché no, in quel caso non verrò a bere un caffè con te. Non lo meriti.]

Il tono della mail. Discussioni.

Può capitare che via mail si creino delle discussioni; spesso succede quando si tratta di argomenti che stanno particolarmente a cuore a più di una persona. A volte, questi contrasti sono anche particolarmente accesi e – proprio perché il mondo non gira mai come dovrebbe – spesso quello scambio di opinioni che magari riguarda solo due persone si ripercuote inesorabilmente sui malcapitati in Cc o Ccn. La soluzione, se si crea una discussione che va al di là del “Ho usato il font grandezza 13” – “No, era meglio usare grandezza 11”, è smettere di inviare mail e raggiungere l’interessato per uno scambio di opinioni faccia a faccia. Lavorate in posti diversi e non avete tempo di raggiungervi? Telefonatevi e parlatene a voce, vi farà risparmiare tempo e probabilmente ulteriori incomprensioni.
[Se siete dei patiti del linguaggio non verbale ma i km di distanza non vi aiutano, usate Skype senza ritegno].

Formattazione

Sono in ufficio, mi arriva una mail, la apro. Sono pronto a leggerla, dall’inizio alla fine.
Alle scuole elementari – massimo alle medie, dai – abbiamo tutti imparato a selezionare in un testo le parole chiave e le sezioni più importanti, quindi non c’è bisogno di usare colori a sproposito, oppure di scrivere con font più grandi solo alcune frasi, o di usare la punteggiatura come se foste una persona in preda a un attacco di ansia. Scrivete in un italiano corretto, chiaro e usate la punteggiatura come la vostra cara maestra di italiano vi ha insegnato quando ancora la vostra età aveva una sola cifra.

Allegati

A tutti capita di dover inviare allegati. Evidentemente, se li mandiamo, li riteniamo importanti e vogliamo che il destinatario li riceva e riesca a visualizzarli. Se abbiamo file che pesano troppo e non vogliamo mettere in difficoltà il ricevente, usiamo uno dei servizi di archiviazione online. Si tratta di un disco fisso online, come ad esempio GoogleDrive, WeTrasfer o Dropbox, che ci consente di avere spazio per i nostri file e condividerli tramite un semplice link.

Il vostro indirizzo

Nei gloriosi anni ’90 e primi anni 2000 tutti noi abbiamo creato il nostro primo indirizzo di posta elettronica. Dite la verità, molti di questi avevano nomi imbarazzanti.
Ora siamo tutti cresciuti, e magari usiamo la mail per lavoro o studio, o comunque ci rapportiamo con altri adulti, quindi l’ultimo ma importante consiglio spassionato che mi sento di darvi è di crearvi un indirizzo di posta elettronica consono, che contenga il vostro nome e cognome e poco più.
Diciamo tutti insieme no a soprannomi strani, riferimenti a serie tv, cantanti e quant’altro. Abbiamo tutti favolosi ricordi della nostra adolescenza, teniamoli nel cassetto e rispolveriamoli alle cene di classe ma non nel nostro indirizzo mail.

 

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