Come rimandare un evento e vivere felici

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Questo mese mi è capitata una di quelle cose che ogni tanto succedono a chi organizza eventi: ho dovuto rimandare un corso.  Purtroppo per un problema di natura tecnica, quelle cose che capitano e poi deve passare un certo tempo tecnico minimo per essere sistemate, e per le quali non possiamo farci assolutamente nulla.

Ho deciso di scrivere un post su quest’argomento dato che ogni giorno molti degli eventi che vedete online vengono rimandati perché chi li ha organizzati è convinto che basti mettere la pubblicità su Facebook e “vedrai che si riempie”.

In questo post affronteremo in 4 passi l’argomento.

Presa di coscienza

Ok, avete scoperto o capito che per un motivo o per l’altro dovete rimandare? Fatevene una ragione. Purtroppo se siete giunti a questa decisione vuol dire che qualcosa non è andato per il verso giusto. Che sia un guasto tecnico, vi hanno rubato il pc, vi è morto il cane e volete prendervi un po’ di tempo per voi o che sia perché nessuno si sia iscritto al vostro evento, ormai i giochi sono fatti. Come per ogni cosa traumatica, la presa di coscienza è il primo passo per compiere i successivi. Vi sembrerà banale ma spesso ognuno di noi è attaccato anche emozionalmente al suo progetto, e mai lo vorrebbe veder affondare.

Quando ha senso rimandare?

Ora arriva la domanda più difficile: ha senso rimandare?

Chiediti: perché lo faccio?

La sfiga: le persone c’erano ma è successo un imprevisto. Ok allora parti da una buona base. Cerca di fare il punto della situazione e comunicare agli iscritti che c’è stato un imprevisto (vediamo poi come). Ogni inconveniente che può ledere l’esperienza dei corsisti e portarla da ottima a mediocre, richiede una valutazione seria. Le persone baseranno la loro valutazione su di voi e sul corso, sopratutto sull’esperienza piuttosto che sulle nozioni imparate.

Il deserto: se la risposta si trova nella speranza che qualcuno vi dica, magari all’ultimo, che ha cambiato idea e si è deciso a partecipare allora annullate l’evento, c’è qualcosa da sistemare. Solo nelle favole vissero tutti felici e contenti con i topolini che gli cuciono i vestiti. Nella pratica vuol dire che avete sbagliato qualcosa.

Come comunicare il rinvio o l’annullamento

Sul web, per noi freelance e liberi professionisti ancora di più, paga la sincerità. Le persone non vogliono essere prese in giro per cui se hai deciso di rimandare o annullare un evento dillo in modo chiaro. La maggior parte apprezzerà il tuo gesto. Possiamo dividere i due casi in:

Rinvio: siate empatici e chiedete scusa. È vero che la colpa del rinvio probabilmente non è vostra, i vostri iscritti però si sono tenuti del tempo libero da dedicarvi e avevano delle aspettative che l’imprevisto ha ucciso. Mettetevi nei loro panni. Siate chiari, per quanto possibile, nel motivo del rinvio. Nel mio caso è stato un problema tecnico e l’ho detto bel chiaro e tondo. Non mi sono inventato giri di parole “fuffa” da venditore ambulante. È meglio non precipitarsi subito al cellulare o sul computer per inviare mail di avviso, prendetevi un attimo di tempo e studiate una nuova data. Se proprio non riuscite date un periodo, almeno. Chi vorrà avrà un nuovo riferimento per tornare da voi. Se avete scelto di farvi pagare in anticipo date la possibilità di chiedere rimborso a chi non può o non vuole partecipare al corso, una volta posticipato.

Annullamento: anche in questo caso chi si è rivolto a voi si aspettava qualcosa che non potrà avere. Qui il succo del discorso sta tutto nel dire chiaramente che l’evento non si farà. Non lasciate speranze e non scrivete frasi che lascino aperte porte che non si apriranno.

Come ritornare

Che tutti i problemi siano rientrati o che vogliate riprovare a proporre l’evento, avrete dei passi da compiere. Li ho voluti elencare come una checklist per aiutare sopratutto coloro che l’evento lo hanno dovuto annullare:

Se avete rinviato: comunicate agli iscritti che avete deciso di riproporre il corso. Siate precisi nel dare tutte le informazioni, è lecito per le persone pensare che ci sia stato uno spostamento di orario o di location. Hanno già avuto un’esperienza negativa che è rimasta nei loro ricordi, e forse anche nell’idea che hanno di voi e del vostro lavoro. Potrebbe essere utile realizzare contenuti aggiuntivi gratis o offerte dedicate per recuperare un po’ della loro fiducia e magari invogliare chi aveva abbandonato

Se avete annullato: è arrivata l’ora di farvi le domande che non vi siete mai fatti.

  • L’idea era buona o si deve modificare qualcosa per renderla interessante? Potete chiedere anche al vostro target di riferimento. Se nessuno ne sente la necessità o non interessa dovrete cambiare qualcosa.
  • L’avete raccontata bene? Si riesce a capire quali vantaggi o quali esperienze il vostro evento porta nella vita delle persone? Se non sa cosa state organizzando è normale che interessi a poche persone.
  • La comunicazione è stata efficace? Vi svelo una triste verità: mettere l’idea su Facebook non la farà diventare subito fichissima. L’evento Facebook non porterà pullman carichi di persone e la registrazione al tipico sito di eventi in ambito locale, ad esempio piacenza-eventi.qualcosa.it, non servirà. Prendete un foglio di carta e mettete nero su bianco un’idea per
    • Il lancio: quando e come dire alle persone che fai qualcosa. Post, newsletter, flyer, ecc….
    • Ripresa: post, immagini, video o storytelling che ricordano alle persone che l’idea sta nascendo e che possono farne parte;
    • Lo sprint finale: lo slancio comunicativo che smuove gli indecisi
  • Ci avete messo abbastanza tempo ed energie? Se la risposta è no, capita siamo umani, allora chiedetevi quando è il momento migliore per voi. Se sei in forma e concentrato tu, la tua idea avrà più speranze di nascere.

Se avete dei dubbi o delle domando, oppure se anche a voi è capitato di rimandare un’evento, e volete raccontare la vostra, scrivete un commento qui sotto.

 

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